FM-CHECK

FM-Check: Wie Du die Performanz Deines Facility Managements sicht- und nutzbar machst?
Der Betrieb von Gebäuden, Anlagen und Flächen bringt normative Anforderungen mit sich, die zu erfüllen sind. Der Betreiber hat in erster Linie dafür Sorge zu tragen, dass das Leben, die Gesundheit und das Eigentum von Personen nicht gefährdet werden und der Schutz der Umwelt sichergestellt ist. Des Weiteren hat er Betriebssicherheit zu gewährleisten, d. h. einen durchgängigen Betrieb und die Vermeidung von Betriebsunterbrechungen sicherzustellen. Zusammen handelt es sich hierbei um die sogenannten Schutzziele im Facility Management. Mit Erreichung dieser Ziele wird nicht nur Rechtssicherheit hergestellt und damit Haftungsrisiken minimiert, sondern auch wirtschaftliche Ressourcen besser genutzt, in dem Verschwendung durch die Erbringung unnötiger Leistungen vermieden und die Auslastung bestehender Ressourcen gesteigert wird. 

Was ist zu tun, wenn ich die Performanz im Zusammenhang der Schutzziele ermitteln möchte?Erfahrungsgemäß lässt das Tagesgeschäft wenig Raum für (eigene) grundlegende Untersuchungen und umfassende Ausarbeitungen von Entwicklungspotenzialen. Hinzu kommt, dass das tägliche Wirken häufig den Blick auf das Grundsätzliche erschwert, man sieht eben den Wald vor lauter Bäumen nicht. Mit Hilfe des FM-Checks lässt sich mit zeitlich überschaubaren Mitteln:

1. der Status Quo zur Erfüllung der Schutzziele feststellen.
2. diverse Entwicklungspotenziale identifizieren
3. die dafür erforderlichen Maßnahmen priorisieren

Dies zusammen schafft ein einheitliches Verständnis unter den Verantwortlichen im Facility Management-Bereich und steigert die Auskunftsfähigkeit gegenüber der Führungsebene und den Nutzern.

Welche Formate für einen FM-Check bieten sich an?
Wir von der Facility Care erleben in unserem praktischen Alltag, dass wir sowohl zu den strategischen Optionen eines modernen Facility Managements befragt werden als auch zu den pragmatischen Notwendigkeiten im alltäglichen Tun, dem Gebäudebetrieb. Entsprechend bieten wir zwei Formate an. Zum einen findest Du hier einen Online Check mit dem Du Dir einen allgemeineren Überblick über die Leistungsfelder eines modernen Facility Managements verschaffen kannst. Zum anderen bieten wir Dir ein Workshop-Format an, bei dem wir individueller und ganz praktisch entlang Deiner speziellen Anforderungen die Leistungen und ihre Potenziale in den Blick nehmen. Es handelt sich weniger um eine wissenschaftlich entwickelte Theorie, sondern vielmehr um eine anwendungsbezogene Vorgehensweise von Praktikern für Praktiker. Die Facility Care verfügt aus der Vielzahl der Anwendungsfälle einen umfangreichen Erfahrungsschatz, sowohl in der Durchführung eines Leistungschecks als auch in der Potenzialpriorisierung sowie der Unterstützung bei der Umsetzung der individuellen Maßnahmen.

Das Workshop-Format im speziellen …
Beim FM-Check werden im Rahmen eines zeitlich begrenzten Umfangs (z. B. ein Tag) die wesentlichen Handlungsfelder zur Erreichung der Schutzziele behandelt. Anhand der Beantwortung von Fragestellungen wird der Status Quo bei relevanten Handlungsfeldern festgestellt. Es geht dabei um Handlungsfelder und Fragestellungen wie zum Beispiel:

1. Bestand - Bestimmung des örtlichen Umfangs (Für welchen Gebäude-, Anlagen- und Flächenbestand bin ich verantwortlich? Wie sorge ich dafür, dass ich fortlaufend auf dem aktuellen Kenntnisstand bleibe? Etc.),
2. Rechtspflichten - Bestimmung des sachlichen Umfangs (Welche Pflichten habe ich im Zusammenhang des Gebäude-, Anlagen- und Flächenbestandes zu erfüllen? Wie gelange ich an die erforderlichen Informationen hierzu und wie gewährleiste ich, dass ich auf dem aktuellen Stand, der von mir zu erfüllenden Pflichten bleibe? Etc.),
3. Pflichtenübertragung – Delegation von Pflichten (Wie sind die übertragbaren Pflichten intern und extern delegiert? Sind die Pflichten überschneidungsfrei und lückenlos übertragen worden? Erfüllen die Adressaten die für die Pflichten erforderliche fachliche Eignung? Etc.),
4. Organisation der Pflichterfüllung (Welche Rollen und Funktionen habe ich innerhalb des Facility Management-Bereichs und wie ist deren Zusammenspiel? Welche Schnittstellen erschweren die Pflichtenübertragung? Wie erfolgt die Aufsicht über die Pflichterfüllung?
5. Dokumentation (U. a. welche Dokumentationspflichten werden derzeit wie umgesetzt? Welche Standards helfen Haftungsrisiken zu minimieren und Abläufe zu vereinfachen?)

Diese beispielhaften Fragestellungen lassen sich auf Deinen Handlungsrahmen selbstverständlich anpassen. Beim FM-Check geht es weniger darum, den Status Quo zu jeder Detailfrage eines Handlungsfeldes zu bestimmen, sondern mehr darum, die Maßnahmen zu identifizieren, die einen möglichst großen Effekt auf die Schutzzielerreichung (konkret auch Minimierung von Haftungsrisiken und Erhöhung der Wirtschaftlichkeit) haben. Dein FM-Check führt zu einem differenzierenden Blick im großen Feld des Facility Managements und insbesondere der Betreiberverantwortung. Er liefert gemeinsame Klarheit mit der die Leistungspotenziale Schritt für Schritt gehoben werden können.

Was Du am Ende des Tages erwarten darfst?
Du erhältst eine Ergebnisübersicht zu allen relevanten Themen und Fragen in Deinem speziellen Facility Management. Hier bietet sich eine tabellarische Darstellung an. Je Handlungsfeld können die identifizierten Maßnahmen zusammen mit dem Status Quo der grundsätzlichen Vorgehensweise zur Umsetzung und Begründung der Maßnahme gegenübergestellt werden. Typische Maßnahmen, die regelmäßig identifiziert werden sind z. B. die Erstellung von Organisationsdokumenten wie ein Betreiberkonzept, welches die Rollen und Funktionen inkl. deren Zusammenspiel in einer Organisation beschreibt, oder die Erstellung von Nutzungsvereinbarungen, welche die Pflichten der Nutzer im Zusammenhang der Betreiberverantwortung klar regelt. Auf Grundlage der Zusammenfassung lassen sich die Prioritäten der einzelnen Maßnahmen ableiten und Verantwortlichkeiten für deren Umsetzung festlegen. Die Zusammenfassung hilft den Verantwortlichen in der Regel dabei erforderliche Mittel (z. B. Budget, Personal, externe Leistungen) zu begründen und zu beschaffen. Die Fristen zur Umsetzung der Maßnahmen werden erfahrungsgemäß nur selten in Tagen, sondern sind eher längerfristig in Wochen und Monaten angesetzt. Um die Umsetzung der Maßnahmen im Blick zu behalten und gleichzeitig neue Entwicklungen einzubeziehen, empfiehlt es sich einen FM-Check in Form eines Workshops oder Review-Gespräches alle ein bis zwei Jahre zu wiederholen.

Der FM-Check in Workshop Format ist bei unseren Kunden eine sehr beliebte Leistung, die stets individualisiert ist. Bei Interesse melde Dich gerne bei mir – mein Name ist Jörg Könning und Du erreichst mich unter Tel. 0251 899 66 - 12 oder Mail: joerg.koenning@facility-care.com.

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