Was ist zu tun, wenn Facility Management-Leistungen neu vergeben oder bestehende Verträge überprüft werden sollen?
Am Anfang eines solchen Projektes, welches idealerweise mit einem Gespräch beginnt, steht immer die Bedarfsklärung. Denn in jedem Projekt sind stets auch persönliche Erwartungen und unternehmerische Gegebenheiten zu berücksichtigen. Welche Ziele sollen mit der Neuvergabe bzw. Überprüfung erreicht werden? Das könnten u. a. sein:
Nicht selten sind dabei die Leistungen auch an veränderte Anforderungen und Bedürfnisse anzupassen, bedürfen einer Optimierung oder Reorganisation.
Die Leistungen aufzunehmen, zu analysieren und ggf. neu zu definieren – idealerweise leistungs- und ergebnisorientiert statt rein tätigkeitsbezogen – zusammen mit der Auftragswertschätzung und Bewertung der Marktsituation ist die Vorarbeit, um anschließend die passende Vergabeart zu wählen:
| Öffentlicher Auftraggeber | Privatwirtschaft |
| Direktauftrag | Direktauftrag |
| Beschränkte Ausschreibung | (kleine) Marktanfrage |
| Öffentliche Ausschreibung | Ausschreibungsverfahren |
Worauf sollte ich achten?
Zentral ist Transparenz: klare Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnisse sowie den dazugehörigen Verträgen, mit angemessenen Vertragslaufzeiten, welche Partnerschaft und Weiterentwicklung ermöglicht. Aber auch nachvollziehbare Zuschlagskritierien sorgen für einen fairen und transparenten Wettbewerb, gerade im öffentlichen Bereich ist dieses ein sensibler Punkt. Neben dem Preis (natürlich abhängig von der Art der zu vergebenen Leistung) sollten auch qualitative Aspekte wie Servicequalität, Personalqualifikation, kalkulierte Zeit oder Nachhaltigkeit und Konzepte zur Leistungserbringung angemessen gewichtet werden.
Wie habe ich das zu verstehen?
Alle Facility Management-Leistungen wirken sich auf das Gebäudeerlebnis aus, somit auf die Menschen, die Organisation und die Prozesse. Facility Management ist kein reiner Kostenblock, sondern ein „Möglichmacher“, ein Enabler für Kerngeschäft, Produktivität und Wachstum. Vor diesem Hintergrund bedeutet Vergabe nicht „Shoppen im Schnäppchenmarkt“ oder „Shoppen um jeden Preis“, sondern strategischer Einkauf, mit dem bewusst Qualität und Wirkung erzeugt und gesteuert wird. Öffentliche Auftraggeber stehen zusätzlich im Spannungsfeld von Wirtschaftlichkeit, Vergaberecht und gesellschaftlicher Verantwortung. Private Auftraggeber wiederum müssen Facility Management als strategischen Hebel für Werterhalt in den Bereichen Verfügbarkeit, Flexibilität und Produktivität sehen.
Wo finde ich Unterstützung/Begleitung?
Die Vergabe von Facility Management-Leistungen, insbesondere von umfangreichen Facility Management-Leistungen wie Gebäudereinigung, Instandhaltungsrahmenverträgen oder sogar Gesamtvergaben im Facility Management sind in den meisten Organisation kein Alltagsgeschäft und erfolgen in der Regel in größeren Zeitabständen. Werden diese von Organisationen lediglich alle 4 Jahre ausgeschrieben, schreiben wir alle 3 bis 4 Tage Facility Management-Leistungen für unsere Kunden aus. Lass uns in einem gemeinsamen Gespräch schauen, wie Du die Vergabe Deiner Facility Management-Leistungen mit erfahrener Unterstützung erleichterst.
Mein Name ist Frauke Gövert. Du erreichst mich unter Tel. 0251 899 66 - 23 oder per Mail frauke.goevert@facility-care.com
Dipl. - Oecotroph.
Seniorberaterin
0251 899 66 - 23
frauke.goevert@facility-care.com
